Amortización de los fondos documentales de una entidad.

Análisis de la consulta número 13, del BOICAC 84, de diciembre de 2010.

Sobre el criterio que debe aplicarse para amortizar los fondos documentales de una entidad que aplica el Plan General de Contabilidad.

Antecedentes:

Objeto social de la empresa: Recoger, conservar, preservar y difundir documentación cartográfica y geográfica.

Las características de los fondos documentales de la sociedad son las siguientes:

Conclusión del ICAC:

El ICAC analiza el PGC 2007 (RD 1514/2007), en concreto la NRV 2.2 "Inmovilizado material", y en especial la NRV 3ª.a) solares sin edificar, para determinar si podría evitarse la necesidad de amortizar los fondos objeto de consulta, ya que por analogía al criterio general, los solares sin edificar no se amortizan. Concluye lo siguiente:

1- La depreciación es una cuestión técnica, por lo que la empresa deberá justificar su existencia y su cuantificación en base a dicho planteamiento.

2- Con carácter general un activo deberá amortizarse. Para que no sea necesario amortizar un activo, es preciso que no sufra desgaste por su funcionamiento, uso o disfrute.  En el caso concreto planteado se requeriría:

      - Evidencia de que el valor cultural o histórico de los fondos perdurará a lo largo del tiempo.

        - El tenedor de los fondos garantiza su protección y conservación con las         oportunas infraestructuras tecnológicas.

3- Si por causas diversas (ej. vibraciones, uso del público, polución…), los activos son objeto de continuas reparaciones, restauraciones y arreglos para preservar su valor, estos deberán ser objeto de amortización.

4- Cualquier coste de rehabilitación o similar capitalizado, (distinto de los costes de conservación o mantenimiento habituales) se amortizará a lo largo del tiempo en que se obtengan los beneficios económicos o potencial de servicio por haber incurrido en dichos costes.

5- Con carácter general (salvo prueba en contrario, en la línea de lo indicado en los puntos anteriores) los fondos elaborados por la propia entidad serán objeto de amortización.

Como podemos ver en los puntos 2 y 3 anteriores, la posibilidad de no amortizar un activo es muy limitada, ya que por un lado se requiere la certeza del que el activo no se depreciará en un futuro, y por otro, se consideran las reparaciones, restauraciones y arreglos como evidencias del deterioro del activo, es decir, evidencias de que éste deberá ser amortizado.

Es interesante el criterio del ICAC en el punto 4 anterior,  en el caso de que el activo no se amortice, pero se haya capitalizado  un coste de rehabilitación o similar ya que la NRV 3ª apartado a) en la que se basa indica lo siguiente:

"Normalmente los terrenos tienen una vida ilimitada y, por tanto, no se amortizan. No obstante si en el valor inicial se incluyesen costes de rehabilitación, porque se cumpliesen las condiciones establecidas en el apartado I de la norma relativa al inmovilizado material, esa porción del terreno se amortizará a lo largo del periodo en que se obtengan los beneficios o rendimientos económicos por haber incurrido en esos costes.”

Entendemos que el ICAC extiende la necesidad de amortizar los costes de rehabilitación del activo no amortizable, no sólo de aquellos costes incluidos en el valor inicial, sino para todos aquellos capitalizados en un momento posterior.

Ejemplo:

La empresa adquiere un activo (activo X) por un importe de 10.000 €. Teniendo en cuenta los requisitos mencionados en esta consulta, los activos no serán objeto de amortización. Sin embargo a los dos años, la empresa realiza una rehabilitación del activo que permite su visita por parte de los clientes por un periodo de 5 años. El importe de la rehabilitación es de 3.000 €. Anotaciones contables:

- Al comprar el activo

- Cuando se realiza la rehabilitación

- Por la amortización de la rehabilitación (durante los próximos 5 ejercicios)

3000/10 = 300

Podemos ver el valor en libros del activo X al cierre de cada ejercicio:

A partir del año 8, el valor en libros del activo X habrá recuperado su valor original, y no será preciso amortizar pues ya se habrá amortizado el valor de la rehabilitación (recordemos que el importe original del activo X no requería amortización)

Un saludo

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Asesoría contable. Plan General (PGC y PGC PYMES)