Contable

La factura es el documento justificativo de la compra o venta, es obligatoria su emisión desde un punto de vista fiscal, a efectos de IVA e Impuesto sobre Sociedades.

Aunque contablemente se suelen hacer los asientos conforme recibimos las facturas, lo cierto es que existen normas de obligado cumplimiento a la hora de registrar las compras y las ventas.

Contablemente, con independencia de cuándo se emitan o reciban las facturas, y con independencia de cuándo se cobren o paguen los ingresos o gastos que éstas representan, se deben contabilizar estas transacciones en función del principio de devengo.

Según el principio de devengo los ingresos y gastos se registran en el momento en que se devengan, esto es, en el momento en que realmente ocurran. En la compra y venta de mercancía, por ejemplo, el devengo se produce con la entrega del bien.

Por ejemplo, en diciembre una empresa compra y recibe una serie de existencias, en ese momento se anotaría:

10000 (600) Compras de mercaderías 1800 (472) HP IVA soportado

DEBE                                                   a                                                        HABER

Proveedores (400) 11800

Como se puede ver, cuando se recibe la mercancía se devenga el gasto por compras. También se crea una deuda con proveedores (cuenta 400) porque todavía no se ha pagado esa compra. Y todo ello con independencia de que el proveedor hubiera enviado o no todavía la factura.

Si también en diciembre se vendiera alguna de esas existencias, en el momento en que se entregaran al cliente se devengaría el ingreso por ventas:

2360 (430) Clientes

DEBE                                                   a                                                        HABER

Ventas de mercaderías (700) 2000 HP IVA repercutido (477) 360

De forma similar que en el gasto por compras, se crea un derecho de cobro frente al cliente por la venta. Se debe registrar la venta aunque se tarde un tiempo en emitir la factura, pues el ingreso se devenga en el momento en que se entrega la mercancía al cliente.

A final de año, en el balance aparecen las cuentas de proveedores y clientes indicando, respectivamente, los pagos y cobros pendientes. Es en enero al pagar y cobrar cuando se anotaría:

11800 (400) Proveedores

DEBE                                                   a                                                        HABER

Bancos (572) 11800

2360 (572) Bancos

DEBE                                                   a                                                        HABER

Clientes (430) 2360

De esta forma, con el principio de devengo, contablemente se resuelve el problema de cobros y pagos en el ejercicio posterior al de las ventas o compras.

También hay que indicar una cosa, en el caso de que el cliente nos entregue una señal o anticipo por la mercancía se deberá registrar de la siguiente forma (ejemplo de venta de un producto de 1000 + 18% de IVA, con anticipo de 100 €):

118 (570) Caja

DEBE                                                   a                                                        HABER

Anticipos de clientes (438) 100 HP IVA repercutido (477) 18

Y si cuando recibe definitivamente el bien nos paga el resto en ese momento, se anotará.

1062 (570) Caja 100 (438) Anticipos de clientes

DEBE                                                   a                                                        HABER

Venta de mercaderías (700) 1000 HP IVA repercutido (477) 162

En la práctica, la contabilización de las operaciones según recibimos las facturas es habitual y no ocurriría nada si el tiempo entre el devengo y el cobro o pago es breve o entre ambos no existe la obligación de rendir cuentas, liquidaciones o similares, pero hay que tener muy presente la norma contable a aplicar en casos como el que analizamos, donde se produce el cierre del ejercicio.

Finalmente sólo indicar que en los ejemplos hemos contabilizado el IVA cuando se devenga según la Ley de este Impuesto: con la entrega de los bienes o del anticipo.

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Vamos a exponer de forma genérica unas pautas para la elaboración de este estado contable y un sencillo ejemplo que permita comprender su funcionamiento.

La primera parte del ECPN en los modelos normal y abreviado (“estado de ingresos y gastos reconocidos”) se rellenaría de forma análoga a la cuenta de pérdidas y ganancias, trasladando los diferentes conceptos recogidos en las cuentas de los grupos 8 y 9 correspondientes ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto.

La segunda parte de los modelos normal y abreviado (“estado total de cambios en el patrimonio neto) es la única que se pide en las cuentas de PYMES, no en vano, en este plan no existen los grupo 8 y 9. En esta tabla, en horizontal figuran los diferentes componentes del patrimonio neto de la empresa y en vertical los diferentes motivos de variación de los componentes del patrimonio neto en el ejercicio actual y anterior.

A efectos de los modelos oficiales de cuentas anuales, indicar que el programa D2 del Registro Mercantil (modelo oficial aprobado por Orden JUS/206/2009) sigue fielmente el modelo incluido en los planes contables (PGC del RD 1514/2007 y PGC PYMES del RD 1515/2007), descrito en los párrafos anteriores.

Para ver el funcionamiento de las sumas de filas y columnas, proponemos a modo de ejemplo el siguiente modelo parcial de PYMES (se han suprimido filas y columnas que no se utilizan) para ver en qué casillas se incluyen los importes analizados.

Suponemos simplemente una sociedad que se constituye en 2011 con un capital de 3100 € y obtiene un resultado positivo por 1000 €:

B) ESTADO TOTAL DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

		Capital escriturado	[...]	Resultado del ejercicio	[...]	Total
[...]
D. SALDO AJUSTADO, INICIO DEL EJERCICIO 2011	514	0		0		0
I. Resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias.	528	0		1000		1000
II. Ingresos y gastos reconocidos en el patrimonio neto	530	0		0		0
1. Ingresos fiscales a distribuir en varios ejercicios.	527	0		0		0
2. Otros ingresos y gastos reconocidos en el patrimonio neto	529	0		0		0
III. Operaciones con socios o propietarios.	516	3100		0		3100
1. Aumentos de capital.	517	3100		0		3100
2. ( - ) Reducciones de capital.	518	0		0		0
3. Otras operaciones con socios o propietarios.	526	0		0		0
IV. Otras variaciones del patrimonio neto.	524	0		0		0
E. SALDO, FINAL DEL EJERCICIO 2011	525	3100		1000		4100

Se puede comprobar que el total del capital son 3100 de la constitución de la sociedad y el patrimonio neto total asciende a final de año a 4100 por el incremento de 1000 correspondiente a los beneficios obtenidos.

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Las facturas son el documento que justifica cada operación realizada en una actividad empresarial o profesional y por ello la empresa está obligada a su emisión, por la prestación de servicio o entrega de bienes efectuada.

El contenido de la factura es bien sabido, en general: número y serie de la factura, fecha de expedición y de realización del servicio, datos emisor y NIF, datos y NIF destinatario, descripción del servicio, base imponible, tipo y cuota de IVA.

En este sentido, si la factura hace referencia a una única transacción (por eso tiene un único numero de factura) habrá que determinar quién es el destinatario de la misma. Éste debe ser quien recibe el bien o la prestación del servicio, por la que ocupa la posición jurídica de acreedor del mismo.

La empresa solo puede emitir un original de la factura por operación. Se permite la emisión de duplicados de la factura (con mención clara de esta circunstancia) si se pierde el original o si existen varios destinatarios, en este último caso, en cada duplicado sólo podrá figurar la parte de base imponible y cuota de IVA que le corresponda a cada uno de ellos.

Igualmente, podría darse el caso de que una de las dos facturas es sustitutiva de la anterior por rectificación del destinatario, pero en este caso, habrían de darse otras condiciones específicas: mención del error que se rectifica, uso de una serie específica y mención de la factura original que se sustituye.

Por tanto, si no se está ante el supuesto de duplicados de factura, situación en la que podría haber varios destinatarios (como hemos dicho hay que indicar esta circunstancia y separar en cada duplicado los importes que corresponden a cada uno), o la emisión de una factura sustitutiva o rectificativa (por cambio de destinatario del servicio), la emisión de una misma factura dos veces con distinto destinatario entendemos incumple la normativa de IVA (Reglamento de Facturación, RD 1496/2003).

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El 2011 ha sido el primer año de aplicación del Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo. Desde su entrada en vigor el 3 de diciembre de 2010 se han aplicado sus medidas para la creación de sociedades por vía electrónica.

Las comúnmente denominadas “sociedades exprés”, además de su rápida tramitación (24 horas hábiles para el otorgamiento de la escritura de constitución, contadas desde la recepción de la certificación negativa de denominación expedida por el Registro Mercantil Central).

Se benefician de bajos costes (exención de tasas de publicación en el BORME, 60 € de Notario y 40 € de Registrador, en sociedades limitadas de hasta 3.100 € de capital, socios personas físicas, órgano de administración sencillo y estatutos estándar de la Orden JUS/3185/2010) y la exención en el ITP y AJD.

En este escenario, un actor importante ha sido el Sistema de Tramitación Telemática (STT) del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) y los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT). Acudiendo a un PAIT, un emprendedor puede acceder al Programa de Ayuda para la Cumplimentación del Documento Único Electrónico (PACDUE) y empezar la actividad con su nueva sociedad en pocas horas. Veamos qué pasos tendría que realizar:

1- Solicitud de denominación social.

Se puede hacer de forma presencial en el Registro Mercantil u online desde el siguiente enlace: http://www.rmc.es/Deno_solicitud.aspx

Será necesaria la firma digital y tener pensados 5 nombres por orden de preferencia. Una vez el registro confirme la denominación social, se pueden iniciar los trámites siguientes.

2- Acudir a un PAIT.

 

Trámite: Iniciar el alta de la sociedad.

Necesitarás:

• Domicilio social de la empresa.
• Denominación social confirmada por el Registro y justificante de pago.
• DNI y tarjeta de la Seguridad Social.
• Si estás casado, DNI de tu cónyuge y régimen matrimonial.
• Nº de cuenta donde cargar los gastos administrativos que genere la constitución.
• La actividad a la que se va a dedicar la empresa, para seleccionar el epígrafe de IAE, cuando se inicien los trámites de la sociedad.

En este paso, se generará un documento: DUE (que se procesa de forma telemática en todas las administraciones relacionadas: AEAT, Seguridad Social, Registro…) y se dejará cerrada la cita con un notario para firmar las escrituras.

3- Entidad financiera.

Trámite: abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad a constituir, ingresar el importe del capital social y solicitar un certificado de que se ha ingresado este importe.

Necesitarás: DNI, Documento de respuesta del Registro Mercantil con la denominación de la sociedad.

4- Notario.

Trámite: Firma de escrituras.

Necesitarás: DNI, Documento DUE (aunque el PAIT te entregue una copia, el original lo recibe el notario por Internet) y el Certificado bancario.

Un saludo,

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